Corporaciones y organismos públicos manejan una gran cantidad de documentos, utilizados para registrar procedimientos y directrices, así como pruebas en posibles procesos legales. Para manejar todo este volumen de información, vale la pena contar con la ayuda de empresas especializadas en archivo de documentos.
Esta necesidad se explica principalmente por la dificultad de archivar y almacenar los documentos correctamente, con el fin de mantener su integridad y permitir consultas posteriores.
¿Quieres saber más sobre el tema? Entonces conoce las 6 ventajas de contratar estas empresas.
1. Mantenimiento de la Integridad
Aunque algunas corporaciones cuentan con un espacio reservado únicamente para archivos, los documentos no siempre se almacenan de manera adecuada. La exposición a la luz, el contacto con objetos metálicos como grapas y la presencia de insectos y roedores pueden dañar los papeles, haciendo que se pierdan informaciones importantes.
Con una empresa especializada en custodia de documentos, el almacenamiento se realiza para preservar completamente los originales en condiciones adecuadas.
2. Rapidez en la Localización
Por más organizado que esté el archivo, encontrar un documento específico puede ser una tarea ardua, lo que hace que los equipos desperdicien mucho tiempo, afectando la productividad.
Con una estructura diseñada para este propósito, los papeles se encuentran rápidamente, ya que existe un sistema pensado para que la catalogación se enfoque en la usabilidad.
3. Seguridad de la Información
Los papeles pueden extraviarse fácilmente sin que se perciba de inmediato. Es decir, un documento puede ser retirado de la empresa y solo se notará cuando esa referencia sea necesaria nuevamente.
A través de un archivo especializado, hay un control mucho mayor del acceso y retirada de la información importante. Así, es posible rastrear quién tuvo acceso a los datos y proteger la información sensible de la empresa.
4. Reducción de Costos
La custodia de documentos requiere un espacio reservado exclusivamente para ello, lo que genera costos para la organización y no siempre ofrece el resultado esperado. Con una empresa especializada, este gasto se optimiza, sin necesidad de contar con un local único para la custodia de los documentos.
Al liberar la sala de los papeles físicos, es posible crear un nuevo departamento o utilizar el espacio para otras áreas dentro de la corporación.
5. Digitalización de Documentos
Muchos registros deben conservarse en su versión original, sin embargo, el contacto directo con estos papeles puede perjudicar su integridad. Por eso, es recomendable digitalizar estos datos, utilizando las versiones digitales para consultas.
Las versiones físicas pueden ser archivadas en el lugar adecuado, protegidas contra robos y el contacto con agentes externos.
6. Privacidad de los Datos
La empresa de custodia de documentos garantiza la privacidad de la información corporativa. Hay un cuidado extremo en el control del acceso a los datos, y el manejo solo es autorizado a personas acreditadas.
Para aprovechar todas estas 6 ventajas, es importante contar con empresas de archivo de documentos eficientes y capaces de aportar un potencial competitivo al negocio. Busca referencias con buena experiencia en el área y que ofrezcan toda la organización y atención que los documentos corporativos requieren.
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