Manejar los diversos archivos dentro de una empresa siempre es un gran desafío y puede causar dolores de cabeza. Probablemente, usted o alguien de su equipo ya haya pasado por la situación de pasar horas o incluso días buscando un documento importante y, al final, darse cuenta de que perdió tiempo en esta búsqueda.
Este escenario es común en empresas de todos los tamaños. Por eso, es fundamental organizar los documentos para el buen funcionamiento del negocio y el ahorro de recursos.
Al final, con documentos organizados y catalogados, es posible encontrar lo que se necesita en menos tiempo. Esto ayuda a la productividad y evita incluso pérdidas en procesos judiciales.
¿Quiere entender mejor cómo hacer esta organización en su empresa y así facilitar la rutina diaria de su organización? ¡Entonces, lea el artículo hasta el final!
La falta de organización en los documentos puede generar graves consecuencias
Conozca cuáles son y cómo evitarlas
Cuando hablamos de la falta de organización, tenemos las consecuencias más obvias: que son el uso excesivo de tiempo y la disminución en la productividad. Pero hay otros problemas recurrentes derivados del desorden de los papeles. Conozca los más comunes y si alguno de ellos ocurre en su lugar de trabajo, significa que es hora de invertir en una gestión de documentos más eficiente.
Extravio de documentos importantes
Gran parte de los papeles almacenados en una empresa tienen importancia jurídica y con el manejo constante, pueden sufrir daños o incluso perderse. Se trata de una situación complicada y, al mismo tiempo, común, que puede generar serios daños a las finanzas y la imagen de la empresa.
Para evitar que esto ocurra, es esencial que estos documentos estén bien guardados y que haya un control de la entrada y salida de los mismos.
Imposibilidad de realizar consultas simultáneas
Un contrato de prestación de servicios o las directrices de un determinado proyecto son referencias importantes para la realización del trabajo y muchas veces son consultados con frecuencia por personas de diferentes equipos.
Esta rotación se ve perjudicada cuando no hay una buena organización de los documentos, principalmente cuando se trata de versiones físicas. Y, aunque estén digitalizados, si estos contratos no tienen la categorización adecuada, será difícil localizarlos por los involucrados.
Altos costos
Una mala gestión documental ocasiona una demanda de tiempo para los empleados, quienes podrían aprovechar ese tiempo que pierden buscando un documento importante en otras actividades más relevantes y rentables para la empresa.
Otro punto a destacar es el gasto con el espacio reservado dentro de la organización para almacenar esos papeles, además del mantenimiento involucrado, que no siempre es eficiente.
Todos estos factores generan un alto costo para la empresa. El recurso gastado en esto podría ser mejor empleado en inversiones o incluso en una gestión de documentos que realmente funcione.
¿Por qué es tan importante un buen sistema de gestión?
Para organizar los documentos, la ayuda de un software de gestión es fundamental. Con esta herramienta, los responsables podrán hacer una correcta catalogación, separando los papeles por tema y almacenándolos para que sea más fácil encontrarlos.
Este sistema también es importante para el archivado de documentos físicos, ya que tendrá un registro de qué armario, cajón y carpeta almacenan el documento en cuestión.
De esta manera, se puede evitar que los colaboradores tengan que hacer esta búsqueda manualmente. En lugar de buscar en docenas o cientos de lugares, será más preciso yendo directamente al lugar donde se encuentra el documento.
Un software también permite el correcto descarte de esta información y ayuda a automatizar algunas tareas, optimizando el trabajo de gestión, además de permitir la microfilmación, que es otra técnica muy utilizada en el archivado de datos.
Invierta en una organización de documentos eficiente
¿Quiere entender cómo puede organizar los documentos de su empresa de manera eficaz, limpia y segura? A continuación, le presentamos algunas sugerencias.
Separe por contenido
Una organización estructurada, ya sea para documentos físicos o digitales, es esencial para una localización más rápida posteriormente. Cree etiquetas o carpetas para cada tema y separe los documentos de acuerdo con esa categoría.
Esta división hará que el trabajo sea más eficiente y ayudará mucho a entender los flujos de trabajo y cada tema o cliente relacionado.
Digitalice archivos físicos
Aunque algunos documentos requieran la necesidad de mantener una copia en papel, procure digitalizar todos los documentos. Esto ayudará en la categorización, además de crear una copia de respaldo, que puede ser utilizada para consultas, por ejemplo.
La digitalización de los documentos también es un recurso eficiente para optimizar el trabajo y ayudar en la organización interna.
Vivimos en un mundo dominado por la tecnología, y tratar solo con archivos analógicos ciertamente va en contra de los recursos actuales, retrasando el desarrollo de la organización.
Utilice el almacenamiento en la nube
Almacenar los documentos en la nube es una solución segura y barata para su empresa. Los sistemas internos pueden ser pesados y tienden a quedar obsoletos con el tiempo, además de limitar el acceso a los datos.
Con la nube, la empresa gana en movilidad (los documentos pueden ser consultados desde cualquier lugar, con la ayuda de un dispositivo conectado a Internet) y tiene mayor seguridad, ya que los datos están encriptados y requieren un inicio de sesión y contraseña para ser accedidos.
El almacenamiento en la nube también puede ser contratado de acuerdo con las necesidades de la organización, que paga solo por el espacio que usa, con margen para una actualización en caso de que tenga una mayor demanda.
Destine un espacio adecuado para los archivos físicos
A pesar de toda la tecnología disponible, algunas empresas todavía necesitan mantener copias físicas de los documentos. Debemos recordar que este tipo de contenido está expuesto al desgaste natural, ya sea por la acción de la humedad, el polvo o incluso animales como insectos y roedores.
Además, los documentos físicos están sujetos a la oxidación, debido al contacto con grapas y clips utilizados para organizar las hojas.
Para evitar esto, es importante contar con un espacio ideal para guardar estos papeles, capaz de protegerlos de estos agentes y mantener la seguridad contra robos o accesos indebidos.
Al aplicar estas sugerencias, podrá organizar los documentos de manera correcta y eficaz. Aunque se trata de un trabajo que requiere tiempo y dedicación, es muy necesario para que los archivos de su empresa tengan el cuidado adecuado y usted pueda aumentar la productividad y reforzar la organización general.
Sin embargo, si su intención es obtener todas estas ventajas, pero sin tener que hacerlo usted mismo, ¿qué le parece ponerse en contacto con SOS Docs?
SOS Docs es una autoridad en gestión documental y cuenta con un equipo especializado para este trabajo, garantizando total integridad y seguridad sobre los documentos de su empresa.
Optimice la gestión de documentos de su empresa y mejore sus resultados con la ayuda de SOS Docs.
