Los archivos de un negocio son fundamentales para su funcionamiento. Por ello, deben mantenerse en un entorno sólido y libre de riesgos. Sin embargo, saber cómo almacenar documentos no es una tarea sencilla.
El proceso de almacenamiento de datos corporativos debe realizarse con planificación y medidas de seguridad adecuadas. Además, es importante contar con mecanismos, como la tabla de temporalidad. Así, podrás mantener los datos correctos a salvo.
¿Quieres saber más sobre el tema y cómo almacenar documentos? ¡Entonces sigue leyendo!
¿Por qué es importante mantener los datos bien almacenados?
Los datos corporativos son una de las bases del funcionamiento de cualquier negocio. Información tributaria, registros contables y de ventas no solo facilitan la ejecución de las rutinas, sino que también ayudan en la planificación futura. Basta considerar los procesos de campaña de marketing estructurados con el apoyo de datos de ventas pasadas.
En algunos casos, el almacenamiento es una obligación legal. La empresa debe, por ley, mantener registros contables y tributarios durante un período determinado.
Si el negocio no cumple con esto, puede enfrentar multas y otras penalidades. Por eso, saber cómo almacenar documentos debe verse como una medida que va más allá de la optimización de las rutinas internas: garantiza que la empresa esté al día con sus obligaciones regulatorias y buenas prácticas de cumplimiento.
¿Cómo ayuda la tabla de temporalidad a la empresa a organizar documentos?
La tabla de temporalidad es un documento que registra el plazo de almacenamiento obligatorio de cada documento. En la gestión de datos, es fundamental. Permite que el negocio mantenga solo los archivos correctos y haga el descarte adecuado de registros que ya no tienen valor en su día a día.
¿Cómo organizar documentos con calidad?
Para organizar documentos con calidad, se deben tomar algunos pasos. Estos pasos hacen que la recolección, clasificación y filtrado de datos sean más rápidos y precisos. A continuación, te presentamos 4 pasos que se pueden tomar con este fin:
Elige los métodos de archivo
El primer paso es saber qué mecanismos se utilizarán para archivar los datos. Lo ideal es que la empresa combine medios digitales con físicos. De este modo, podrá mantener los registros accesibles en cualquier lugar y garantizar la continuidad de la empresa siempre.
Establece reglas de acceso
Para evitar filtraciones, es crucial que se apliquen reglas de control de acceso. Estas deben establecerse considerando el perfil de trabajo de cada equipo y los riesgos que mantienen las operaciones. Esto permitirá que los equipos mantengan el acceso a sus datos sin comprometer la confiabilidad de la empresa.
Presta atención a cómo se organizan los datos
Una buena organización es fundamental para el éxito de tus estrategias de gestión de archivos. Por eso, realiza clasificaciones basadas en nombre, categoría, plazo de almacenamiento y otros puntos relevantes. Esto hará que el control, el acceso y el descarte sean mucho más ágiles y precisos.
Cuenta con el apoyo de un socio especializado en el tema
Existen una serie de buenas prácticas que se pueden aplicar cuando hablamos de cómo almacenar documentos corporativos. Por ello, es importante contar con un socio especializado. Él guiará al negocio según las mejores prácticas del sector, evitando errores y decisiones inadecuadas.
Los archivos corporativos representan, muchas veces, la historia de la empresa a lo largo de su vida. Ayudan al negocio a entender su historia y a definir los próximos pasos. Al mismo tiempo, pueden ser utilizados para auditorías internas y externas, validando las buenas prácticas de gestión.
Por eso, es fundamental que todos sepan cómo almacenar documentos corporativos. Esto permitirá al gestor identificar problemas rápidamente, mantenerse dentro de las normas legales y evitar filtraciones. Así, la empresa podrá mantener su continuidad libre de riesgos operacionales siempre.
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