El tratamiento documental es un trabajo importante para asegurar que la gestión de archivos se realice de manera correcta, con los registros debidamente higienizados y clasificados para una rápida localización futura.
Sin esta etapa, existe un gran riesgo de que el almacenamiento se realice de manera inadecuada, con daños a los documentos y sin el cuidado necesario para una clasificación correcta.
El trabajo de tratamiento trae una serie de ventajas posteriores que ayudan a la empresa de manera estratégica. Para saber más sobre el tema, continúa leyendo.
Cuidado minucioso durante el tratamiento documental
El tratamiento correcto de la documentación en los archivos permanentes es imprescindible para conservar y transmitir la información contenida en ellos. El acervo de SOS Docs está compuesto por documentos en audio, video, fotografía y texto que se mantienen cuidadosamente en el archivo permanente.
El tratamiento documental equivale a un conjunto de procedimientos y operaciones técnicas, como evaluación, clasificación, descripción e indexación, que permiten la gestión documental.
Esta gestión documental es una secuencia de procedimientos destinados a la producción, uso y almacenamiento de documentos indispensables para el desarrollo de las actividades de una organización, e incluye la producción, tramitación, uso, evaluación y archivado de documentos en fase corriente, con el objetivo de su eliminación o transferencia para guarda permanente.
El papel de SOS Docs durante el proceso
Como SOS Docs no está involucrada en todas las etapas de la creación, tramitación y almacenamiento de los documentos que posee el cliente, nuestro papel es organizar de manera que los conjuntos documentales sean preservados y la recuperación del documento esté garantizada.
La clasificación de los documentos se realiza en etapas, que dependerán del flujo de información. Son las siguientes:
- Clasificación: Asignamos un código de clasificación al documento relacionado con su asunto.
- Ordenación: Los documentos se reagruparán considerando ciertos criterios para facilitar el proceso de eliminación y guarda permanente.
- Higienización: Actividad técnico-operacional con el propósito de remover detritos como polvo, hollín, grapas y clips de metal, que causan la degradación de los documentos.
- Indexación: Insertamos en un programa específico de SOS Docs todos los metadatos relacionados con el documento que estamos trabajando para facilitar su localización.
Objetivos generales del tratamiento documental
Conoce los objetivos del tratamiento documental y entiende por qué este proceso es tan importante para una gestión archivística de calidad.
- Estructurar de manera eficiente la generación, gestión, mantenimiento y destino de los documentos, así como el acceso a los mismos.
- Convertir datos operacionales sin tratamiento en información.
- Describir, clasificar y evaluar documentos mediante el uso de normas y planes de clasificación y tablas de temporalidad documental estandarizadas.
- Agregar valor para la gestión del conocimiento institucional.
- Garantizar seguridad y acceso a la información producida.
- Racionalizar el uso del espacio (físico y lógico) y el flujo documental.
- Distinguir la documentación, eliminando documentos que no tengan valor administrativo, fiscal, legal, histórico o científico.
- Asegurar la preservación y el acceso a los documentos de carácter permanente, reconocidos por su valor secundario.
Beneficios del tratamiento documental
El trabajo de tratamiento documental requiere una inversión por parte de la empresa, pero ofrece diversas ventajas que impactan el negocio y facilitan mejoras considerables en las actividades. Destacamos las principales.
- Integridad de la información: El proceso de tratamiento se encarga de la restauración y clasificación de los documentos, asegurando el almacenamiento correcto y la preservación de los datos allí almacenados. Esto evita la pérdida de referencias importantes por contacto con piezas de metal o degradación debido al almacenamiento incorrecto.
- Ubicación rápida: Durante el tratamiento, los documentos pasan por las etapas de clasificación e indexación. De esta manera, es posible identificar el tipo de documento, de acuerdo con los códigos adoptados como norma para este trabajo. La indexación facilita la identificación rápida de los temas tratados en el documento, permitiendo encontrar la referencia rápidamente cuando sea necesario.
- Cumplimiento de la empresa: Durante el tratamiento, los documentos se catalogan también de acuerdo con su temporalidad. Esto significa que se evalúa el plazo de validez de todos los registros, para que sean almacenados de manera correcta. Las referencias que ya han pasado de este plazo y no tienen valor consultivo o histórico se eliminan de manera segura. Esto ayuda a mantener la conformidad de la empresa con las normas legales y evita el riesgo de filtración de información debido al descarte incorrecto de los registros.
- Mejor utilización del espacio físico: Como el tratamiento también abarca la destrucción de documentos innecesarios, la empresa puede utilizar mejor el espacio físico de archivo, ya sea en las instalaciones de la empresa o en la contratación de un lugar adecuado para la guarda de los registros. Esto no solo optimiza el uso de los recursos, sino que también puede generar una reducción de costos para la empresa.
